Yksinyrittäjän yksinkertainen kirjanpito

Tämä on erillinen osa selvitystä "25 esitystä yritystoiminnan helpottamiseksi". Selvityksen perustietoina ovat:

• arvonlisäverovelvollisuuden raja nostettu 60.000 euroon

• verotuksessa hyväksytään maksuperiaatteen mukaan tehty veroilmoitus.

Tiliote on maksutosite, ja voi olla sellaiseksi täydellinen.

Tiliote on samalla kirjanpitolain tarkoittama päiväkirja (aikajärjestys)

Tiliote on samalla myös pankkitilin osalta kirjanpitolain tarkoittama pääkirja (asiajärjestys).

Kirjanpitolaki 2 luku

4 §                 Kirjausjärjestys ja -ajankohta

Kirjanpito on järjestettävä siten, että kirjauksia voidaan tarkastella aikajärjestyksessä ja asiajärjestyksessä.

Jos mikroyrittäjille mahdollistetaan verotuksessa maksuperusteella tehty veroilmoitus ja nostetaan arvonlisäverovelvollisuuden raja 60.000 euroon (nykyisestä 20.000 eurosta) voidaan yksinyrittäjän kirjanpito perustaa kokonaan tiliotteisiin. Se vähentäisi yli puolet nykyisestä mikroyrittäjän byrokratiasta.

Yksinkertaisen laskun voi tehdä esimerkiksi pankki tai se voidaan laatia netissä olevien tilisiirtomallien avulla. Lasku voidaan tulostaa paperille ja antaa työn päätyttyä asiakkaalle. Sinisellä kirjoitetut tekstit täydennetään käsin laskulomakkeelle. Viitenumeron käyttö ei ole välttämätöntä, jos laskuja on vain muutama kuukaudessa. Numeroluetteloja, joissa tarkistenumero on valmiiksi laskettu, löytää netistä.

Tiliote, jossa esimerkkitilisiirto on maksutapahtumana rivillä 3. Erilliseen kirjanpitoon pankkitilin kirjaukseksi riittää Panot kuukaudessa ja Otot kuukaudessa summat. Tapahtumat voidaan eritellä kirjanpidossa rivi riviltä. Jos tiliotetapahtumat siirretään suoraan kirjanpitoon, voidaan konekielisessä tiliotteessa olevan kirjausselitetiedon avulla tehdä automaattikirjaukset.

Pikkutarkka näpertely pois kirjanpidosta

Kirjanpidossa on paljon työllistävää näpertelyä, jolla ei ole mitään todellista merkitystä, ei kirjanpidon antamaan informaatioon, eikä verotukseen. Usein näpertely maksaa työkustannuksina enemmän kuin kirjauksen kohteena oleva rahamäärä on.

500 euron maksamattoman myyntilaskun jaksottaminen tilinpäätöksessä lisää osakeyhtiön tilikauden verotettavaa tuloa, josta maksetaan 18 %:n yhteisöveron jälkeen 90 euroa, mutta samalla se pienentää seuraavan vuoden maksettavaa veroa 90 eurolla. Jaksotuksen merkitys verotukseen on nolla.

Maksamattoman 500 euron ostolaskun jaksottaminen tilinpäätöksen velaksi vähentää tilivuoden veroa 90 euroa, mutta se tulee maksettavaksi seuraavana tilikautena. Jaksotuksen merkitys verotukseen on nolla.

Jos yrityksen maksuperusteinen liikevaihto vuodessa on 30.000 euroa, tämä myyntilasku nostaisi liikevaihdon 30.500 euroon. Vaikutus olisi 1,7 % suuntaansa. Tilinpäätöksen antaman informaation kannalta vaikutus on olematon. Tällaisia eroja eri vuosien liikevaihtoon syntyy tilinpäätöksiin luottotappioiden kautta.

Kun asiakas maksaa maksukortilla ottaa korttiyhtiö 0,3 – 1,5 %:n palkkion maksun loppusummasta. Hyvän kirjanpitotavan mukaan provisio kirjataan liiketoiminnan muihin kuluihin. Arvonlisäverotuksessa korttimaksu rinnastetaan rahoituskuluun, eikä niihin sisälly arvonlisäveroa.

Tämä pikkutarkka käsittely johtaa monenlaiseen lisätyöhön. Jotkut korttiyhtiöt lähettävät maksun yhteydessä erittelyn tiliotteelle, jotkut vain nettomäärän. Tämä johtaa siihen, että kirjanpitäjä joutuu etsimään korttiyhtiön palvelusta erittelyn. Korttiyhtiöitä on jo kymmeniä, joten työ on tehty tosi hankalaksi.

18.1.1993, jolloin olin Kirjanpitolautakunnan jäsen, annoimme lausunnon: Luottokorttiyhtiöiden kauppiaalta perimät luottokorttiprovisiot, jotka määräytyvät prosenttiosuutena myyntituloista, kirjataan liikevaihtoa laskettaessa vähennettävinä myynnin oikaisuerinä.

15.3.2005 annettiin uusi lausunto 1997 voimaan tulleen kirjanpitolain perusteella. Lausunto korvasi aiemmin annetun (järkevämmän lausunnon): Luottokorttiyhteisölle tai muulle vastaavalle yhteisölle maksettavat maksukorttiprovisiot tulee esittää liiketoiminnan muina kuluina niitä liikevaihdosta vähentämättä. Kysyä voi, miksei provisio ole rahoituskulu.

Jos torikauppiaan vuotuinen myynti on 50.000 euroa ja 80 % ostoista tehdään maksukortilla, maksaisi torikauppias provisioita vuodessa 300 euroa (0,75 %). Jos kirjanpito tehdään tiliotteelta, myynniksi tulisi 49.700 euroa (50.000 ./. 300). Yrittäjä ymmärtää nettosumman paremmin kuin kirjanpidon osoittaman bruton ja erillisen kuluerän muissa kuluissa.

Tilinpäätösinformaation kannalta kyse on mitättömän pienestä asiasta. Jos alv-raja nostetaan 60.000 euroon, ei korttiprovision vähennyskelvottomuudella ole mitään merkitystä.

Jos torikauppiaan myynti ylittää 60.000 euron (nyt 20.000 euron) rajan, hän joutuu tilittämään arvonlisäveroa 13,5 % (nyt 14 %) koko myynnin määrästä. Kun kauppias ostaa suuren osan marjoista ja sienistä kuluttajilta verottomina, hän maksaa myös niiden ostojen osalta itse arvonlisäveron osana suoritettavaa veroa.

Jos torikauppiaan vuotuinen myynti on 70.000 euroa ja 80 % ostoista tehdään maksukortilla, maksaisi torikauppias provisioita vuodessa 420 euroa, mikä edelleen on marginaalinen osa myynnistä. Koska kauppias joutuisi arvonlisäverovelvolliseksi, ei yksinkertaista tiliotteisiin perustuvaa kirjanpitoa voi käyttää. Kirjanpitäjä joutuu tekemään kirjanpidon ja arvonlisäveroilmoituksen myyntitilityksistä sekä selvittämään korttiprovisioiden määrän arvonlisäverotilitystä varten.

Korttimaksujen käsittely yksinkertaisessa kirjanpidossa

Asiakkaiden korttimaksut kirjautuvat korttiyhtiöiden suoritusten perusteella tiliotteelle nettona. Jos asiakas on maksanut pankkikortilla, tulee suoritus omalle rivilleen tiliotteella.

Yrittäjän itse tekemät korttimaksut kirjautuvat tiliotteelle, jos käytetään pankkikorttia.

Jos yrittäjä maksaa luottokortilla, korttiyhtiö lähettää kuukausittain yhteenvedon ostoista ja niistä maksettu summa kirjautuu tiliotteelle. Luottokorttiyhteenveto on tiliotteen liitetosite.

Ostokuitit on säilytettävä kirjanpitoaineistona. Ne voidaan liittää (niittaamalla) tiliotteeseen tai säilyttää erikseen. Numeroinniksi riittää tiliotteen numero, eikä erillistä numerointia tarvita.

Käteismaksut yksinkertaisessa kirjanpidossa

Käteisellä rahalla maksettujen ostojen osuus vähenee koko ajan korttimaksujen tieltä. Ihmisillä ei ole enää mukanaan edes pikkurahoja pienten ostojen tekemiseen. Jopa yhden kahden euron ostot maksetaan korteilla.

Tiliotetapahtumien luokittelu kirjanpidossa

Yksinyrittäjän pienten menojen luokittelu on yleensä hyvä tapa kirjanpidossa, koska se yksinkertaistaa asioiden hoitoa. Vain pienimuotoisessa ja toiminnaltaan pelkistetyssä yrityksessä luokittelua ei tarvita.

Tiliotteen tapahtumat voidaan vastaanottaa konekielisesti ja kirjata netissä toimivaan kirjanpitoon sellaisenaan. Panot ja otot voidaan siirtää taulukkolaskentaan (tarvittaisiin pankkipalveluja, joissa kuukauden tapahtumat siirretään taulukkolaskentaan, josta yrittäjä voi jatkaa).

Tärkeintä on siirtää yrittäjän yksityistalouteen kuuluvat panot ja otot pois pankkitapahtumista, joten jäljelle jäävät vain yritystoiminnan tulot ja menot.

Yksinyrittäjille riittää yksinkertainen tililuettelo (tai sarake taulukkolaskennassa).

• Yksityispanot ja -otot toiminimellä yksityistilille, osakeyhtiöissä osakkaan selvittelytilille.

• Tulot voidaan kirjata myyntisarakkeeseen

• Menojen kirjaamiseen riittää kymmenkunta tiliä, jos yritys ei maksa palkkoja, esimerkiksi

  • Yrittäjäeläkemaksut

  • Raaka-aineet, tarvikkeet ja vähäiset työkaluhankinnat

  • Vuokrat

  • Matkakulut

  • Autokulut

  • Puhelin- ja internetkulut ja laitehankinnat

  • Taloushallinnon kulut

  • Pankki- ja muut rahaliikenteen kulut (alv 0)

  • Edustuskulut (verotusta varten)

  • Muut liiketoiminnan kulut

Kirjanpitopalveluissa tililuettelot ovat yksinyrittäjille tarpeettoman pitkiä. Mitä vähemmän menoja jaetaan eri tileille, sitä parempaa informaatiota kirjanpidosta saadaan.

Vapaaehtoinen jaksottaminen

Kassavirtaan perustuvassa kirjanpidossa ja verotuksessa investoinnit kirjataan maksukuukauden kuluksi. Jos investointien takia tilivuoden tulos jää negatiiviseksi, yritys voi kirjata ylimenevän osuuden käyttöomaisuudeksi taseeseen ja tehdä siitä tulevina vuosina poistot. Näin tilikauden tulos jäisi nollaksi. Toinen vaihtoehto on kirjata investointi kokonaan kuluksi ja verotuksessa negatiivisesta tuloksesta vahvistetaan tappio, joka vähennetään verotettavasta tulosta automaattisesti seuraavien 10 vuoden aikana.

Tilinpäätöksen liitetietoihin voidaan tehdä merkintä investoinnin määrästä (muistilapuksi).

Vapaaehtoinen käsittely

Jos joku yksinyrittäjä haluaa noudattaa yleistä kirjanpitolakia tai olla pienenäkin yrityksenä arvonlisäverovelvollinen, se on sallittua. Yksinkertainen kirjanpito on vapaaehtoinen menettely tiettyä kokoluokkaa pienemmissä yrityksissä.

Maksamattomien ostolaskujen kirjaaminen tilikauden menoksi voi olla välttämätöntä, jos laskujen euromäärä on suuri ja yrityksen maksuvalmius kriittinen.

Arvonlisäverolliseksi pieni yksinyrittäjä voi hakeutua silloin kun ostajat ovat arvonlisäverovelvollisia ja näin voidaan minimoida loppulaskuun sisältyvän arvonlisäveron määrää.

Saamisten ja ostovelkojen valvonta

Yksinkertaisessakin kirjanpidossa tarvitaan myyntisaamisten suoritusten ja ostolaskujen maksamisen valvonta. Ostojen valvonta on yksinkertaista kun kirjaa saapuneen ostolaskun heti maksettavaksi yrityksen pankkitililtä. Pankit listaavat kuukausitiliotteen loppuun luettelon maksamattomista laskuista ja muista eristä kuten veroista. Myyntilaskujen maksuja voi seurata laskuista pidettävän luettelon avulla.

Jos käytetään täysin maksuperusteista kirjanpitoa, ei saamisia ja velkoja kirjata kirjanpitoon.